Compliance, czyli zapewnienie zgodności działań firmy z regulacjami prawnymi oraz dobrymi praktykami, to dziś fundament odpowiedzialnego zarządzania. Obejmuje zarówno przestrzeganie przepisów prawa krajowego i unijnego, jak i wdrażanie wewnętrznych polityk, kodeksów etycznych czy mechanizmów kontrolnych, które wspierają uczciwość, transparentność i minimalizowanie ryzyk.
Dlaczego to takie ważne? Brak systemowego podejścia do compliance może prowadzić do poważnych konsekwencji: od wysokich kar finansowych, przez utratę kontraktów i klientów, po poważne szkody wizerunkowe. W dobie coraz bardziej rygorystycznych regulacji – takich jak RODO, CSDDD czy EUDR – nawet najmniejsze uchybienia mogą skutkować poważnymi problemami. Co więcej, instytucje finansowe, inwestorzy, duzi kontrahenci czy instytucje publiczne oczekują dziś od firm – także z sektora MŚP – realnego systemu zgodności, a nie tylko deklaracji.
Z drugiej strony, dobrze wdrożone compliance przynosi firmie szereg korzyści: zwiększa jej wiarygodność, poprawia zarządzanie ryzykiem, ułatwia udział w przetargach i pozyskanie finansowania, a także buduje zaufanie klientów, pracowników i partnerów.
W tym artykule omawiamy kluczowe regulacje, polityki i procedury, które powinny zostać wdrożone w każdej firmie w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa i standardami etycznymi. Od kodeksu etyki i polityki antykorupcyjnej, przez procedury whistleblowingowe, aż po wymogi wynikające z dyrektyw unijnych takich jak CSDDD czy EUDR – pokazujemy, jak kompleksowo podejść do compliance w praktyce i zabezpieczyć swoją organizację na przyszłość.
1. Weryfikacja partnerów biznesowych i due diligence dostawców
Zanim nawiążesz współpracę z nowym dostawcą, podwykonawcą lub klientem – upewnij się, że działasz z rzetelnym i wiarygodnym partnerem. Due diligence, czyli należyta staranność w ocenie partnerów, to jeden z filarów nowoczesnego compliance.
W pigułce, to działanie obejmuje weryfikację kontrahenta m.in. poprzez:
- analizę prawną i finansową kontrahenta (czy nie jest zadłużony, objęty sankcjami, postępowaniem karnym),
- ocenę, czy jego działania nie naruszają prawa konkurencji lub przepisów AML,
- sprawdzenie czy firma jest zarejestrowana.
Dlaczego to ważne? Współpraca z firmą, która łamie przepisy, może oznaczać współodpowiedzialność Twojej organizacji, utratę reputacji, a nawet wykluczenie z przetargów lub łańcucha dostaw dużych firm.
2. Kodeks etyki
Kodeks etyki to zbiór zasad, który określa wartości i standardy zachowań w firmie – zarówno wobec pracowników, jak i partnerów zewnętrznych.
Zawiera m.in.:
- zasady uczciwej konkurencji,
- zakaz dyskryminacji i mobbingu,
- oczekiwania dotyczące transparentności, odpowiedzialności i lojalności wobec firmy.
Dlaczego to ważne? Kodeks etyki tworzy wspólny punkt odniesienia dla całego zespołu, a także stanowi formalne narzędzie do rozliczania z zachowań niezgodnych z wartościami organizacji.
3. Polityka antykorupcyjna
Antykorupcja to jeden z najważniejszych obszarów compliance – zwłaszcza w kontaktach z administracją publiczną, sektorem ochrony zdrowia czy zamówieniami publicznymi.
Taka polityka powinna określać m.in.:
- zakaz przyjmowania i wręczania łapówek,
- mechanizmy zapobiegania korupcji (np. rotacja osób odpowiedzialnych za zakupy),
- obowiązek zgłaszania prób nieuczciwego wpływu.
Dlaczego to ważne? Brak działań antykorupcyjnych może skutkować karami finansowymi, unieważnieniem kontraktów, a nawet odpowiedzialnością karną zarządu.
4. Polityka prezentowa
Czy można przyjąć zaproszenie na kolację od kontrahenta? A co z biletem na konferencję? Polityka prezentowa reguluje takie sytuacje, wskazując:
- jakie prezenty są dopuszczalne i w jakiej wartości,
- w jakich okolicznościach mogą być przyjmowane lub wręczane,
- jakie działania należy raportować przełożonym lub działowi compliance.
Daczego to ważne? Jasne zasady pomagają unikać konfliktów interesów i podejrzeń o nieuczciwe praktyki.
5. Polityka przeciwdziałania konfliktowi interesów
Konflikt interesów występuje, gdy osobiste relacje lub interesy pracownika mogą wpływać (lub sprawiać takie wrażenie) na jego decyzje służbowe. Dobrze przygotowana polityka powinna zawierać:
- definicję konfliktu interesów,
- obowiązek ujawniania powiązań (np. rodzinnych, kapitałowych),
- zasady wyłączania się z decyzji w razie konfliktu.
Dlaczego to ważne? Niewłaściwe zarządzanie konfliktami interesów może skutkować nierzetelnymi przetargami, nieuczciwą konkurencją wewnętrzną i utratą zaufania kontrahentów.
6. Procedura zgłaszania nieprawidłowości – sygnaliści (whistleblowing)
Wdrożenie tzw. procedury whistleblowingowej to dziś obowiązek prawny dla firm powyżej 50 pracowników, ale warto ją mieć niezależnie od wielkości organizacji.
Taka procedura powinna:
- umożliwiać anonimowe zgłoszenie nadużyć (korupcja, mobbing, fałszerstwa),
- chronić osoby zgłaszające przed represjami,
- zapewniać bezstronną analizę i działania naprawcze.
Dlaczego to ważne? Skuteczna ochrona sygnalistów zwiększa bezpieczeństwo organizacji, pomaga wykrywać ryzyka i zapobiegać poważnym naruszeniom zanim dojdzie do szkód.
7. Zarządzanie zgodnością z prawem konkurencji (UOKiK)
Naruszenia prawa konkurencji to jeden z najpoważniejszych obszarów ryzyka dla firm. Należy przeciwdziałać m.in.:
- zmowom cenowym,
- dzieleniu rynku z konkurencją,
- stosowaniu praktyk monopolistycznych.
W ramach compliance warto wdrożyć:
- szkolenia dla działów sprzedaży i zakupów z prawa konkurencji,
- wewnętrzne procedury zatwierdzania umów,
- ocenę ryzyk w relacjach z konkurentami.
Dlaczego to ważne? Kary nakładane przez UOKiK mogą sięgać nawet 10% rocznego obrotu firmy.
8. Ochrona danych osobowych – zgodność z RODO
RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) obowiązuje wszystkie firmy, które przetwarzają dane osobowe klientów, pracowników, kontrahentów czy użytkowników. To nie tylko obowiązek prawny – to także fundament zaufania w relacjach biznesowych i wizerunku odpowiedzialnej organizacji.
System compliance w obszarze RODO powinien obejmować:
- politykę ochrony danych osobowych (czyli zasady przetwarzania danych w firmie),
- analizę ryzyk związanych z przetwarzaniem danych (tzw. DPIA),
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania,
- wdrożenie klauzul informacyjnych i systemu zgód marketingowych,
- mechanizmy ochrony danych przy współpracy z dostawcami (umowy powierzenia przetwarzania danych),
- szkolenia dla pracowników oraz procedury reagowania na incydenty (np. naruszenie bezpieczeństwa danych).
Dlaczego to ważne? Niewdrożenie zasad RODO może skutkować karami do 20 milionów euro lub 4% globalnego obrotu firmy, a także utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych. Co więcej, coraz częściej klienci i banki proszą o dokumentację zgodności z RODO jako warunek współpracy.
9. HR compliance – zgodność w obszarze zatrudnienia i relacji pracowniczych
Zgodność z przepisami prawa pracy, BHP, RODO oraz zasadami równego traktowania to kluczowy element odpowiedzialnego zarządzania personelem. HR compliance chroni firmę przed ryzykiem prawnym, wspiera kulturę organizacyjną i buduje zaufanie pracowników.
W praktyce obejmuje m.in.:
- przestrzeganie Kodeksu pracy (umowy, wynagrodzenia, czas pracy),
- polityki antymobbingowe i antydyskryminacyjne,
- legalne zatrudnianie cudzoziemców,
- regulaminy pracy i przejrzyste systemy benefitów,
- szkolenia dla kadry HR i menedżerów.
Dlaczego to ważne? Naruszenia mogą skutkować grzywnami, pozwami sądowymi, utratą reputacji i zaufania. Coraz częściej zgodność działań HR ma też znaczenie dla inwestorów i kontrahentów w kontekście ESG.
10. Odpowiedzialność w łańcuchu dostaw – zgodność z CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive)
CSDDD to unijna dyrektywa, która nakłada na firmy obowiązek prowadzenia należytej staranności (due diligence) w zakresie praw człowieka i wpływu środowiskowego – nie tylko w ramach własnych działań, ale również w całym łańcuchu dostaw i relacji biznesowych. Ma ona zastosowanie zarówno do dużych firm, jak i do MŚP współpracujących z większymi kontrahentami objętymi regulacją.
System compliance w obszarze CSDDD powinien obejmować:
- analizę ryzyk w łańcuchu dostaw (dotyczących np. pracy przymusowej, warunków socjalnych, degradacji środowiska),
- kodeks dostawcy i klauzule umowne dot. odpowiedzialności społecznej i środowiskowej,
- procedury reagowania na nieprawidłowości i działania naprawcze,
- raportowanie działań due diligence i wyników oceny ryzyk,
- szkolenia dla pracowników i partnerów w zakresie etycznego łańcucha dostaw.
Dlaczego to ważne? Firmy, które nie podejmą odpowiednich działań, mogą ponosić odpowiedzialność cywilną, utracić kontrakty z klientami korporacyjnymi i zostać wykluczone z przetargów publicznych oraz prywatnych. CSDDD staje się również elementem oceny wiarygodności firm przez inwestorów i banki.
11. Zrównoważone pochodzenie surowców – zgodność z EUDR (EU Deforestation Regulation)
Rozporządzenie (UE) 2023/1115, znane jako EUDR, zobowiązuje firmy do udowodnienia, że produkty takie jak kawa, kakao, soja, drewno, kauczuk, olej palmowy czy wołowina (oraz ich wybrane pochodne) nie pochodzą z terenów wylesionych lub zdegradowanych po 31 grudnia 2020 roku, przed wprowadzeniem na rynek UE lub eksportem z niego. Dotyczy to zarówno operatorów, jak i handlowców – bez względu na wielkość przedsiębiorstwa; MŚP uzyskały dodatkowy okres karencji, ale obowiązki pozostają takie same.
System compliance z EUDR powinien obejmować:
- dentyfikację wszystkich towarów objętych regulacją i geolokalizację gruntów, z których pochodzą
- prowadzenie systemu należytej staranności (due diligence) obejmującego zbieranie danych, ocenę ryzyka i działania naprawcze
- wdrożenie procedur dokumentowania i raportowania zgodności,
- współpracę z dostawcami i platformami śledzenia pochodzenia produktów,
- przygotowanie się na kontrole organów celnych i audyty wewnętrzne.
Dlaczego to ważne? Brak zgodności z EUDR może skutkować zablokowaniem produktów przy wjeździe do UE, grzywnami sięgającymi 4% globalnego obrotu oraz wykluczeniem z łańcuchów dostaw międzynarodowych firm. Dla przedsiębiorstw z branż takich jak spożywcza, kosmetyczna, odzieżowa czy meblarska to wymóg strategiczny – nie tylko prawny, ale również reputacyjny i handlowy.
Compliance, czyli zapewnienie zgodności działań firmy z przepisami prawa i dobrymi praktykami, to dziś nieodzowny element odpowiedzialnego zarządzania organizacją – niezależnie od jej wielkości. Dobrze zaprojektowany system compliance minimalizuje ryzyko prawne, wzmacnia wiarygodność firmy wobec partnerów biznesowych i inwestorów, a także buduje kulturę etyczną i zaufanie wśród pracowników.
W artykule przedstawiliśmy kluczowe obszary, w których każda firma powinna wdrożyć odpowiednie kodeksy, polityki i procedury – od etyki i przeciwdziałania korupcji, przez ochronę sygnalistów, po zgodność z RODO, EUDR, CSDDD i przepisami prawa pracy. Ich wdrożenie nie tylko chroni firmę przed sankcjami i reputacyjnymi stratami, ale również realnie zwiększa konkurencyjność na rynku krajowym i międzynarodowym.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja organizacja spełnia wszystkie obowiązki compliance, zachęcamy do kontaktu – pomożemy Ci stworzyć skuteczny system zgodności, dopasowany do specyfiki Twojej działalności.
