W dobie rosnącej presji ze strony klientów, partnerów i inwestorów firmy coraz częściej muszą udowodnić, że ich działania są zgodne z normami ESG (Environmental, Social, Governance) oraz społeczną odpowiedzialnością (CSR). Certyfikacje takie jak EcoVadis to nie tylko narzędzia wizerunkowe — wspierają zarządzanie ryzykiem, otwierają dostęp do nowych kontraktów i wyróżniają firmę na rynku. Badania pokazują, że sprawozdawczość ESG jest silnie skorelowana z lepszymi wynikami finansowymi i przewagą konkurencyjną.
Zanim jednak zacznie się formalny proces certyfikacji, warto poznać najczęstsze błędy, które mogą obniżyć wynik — nawet jeśli firmowe praktyki są dobre. Oto pięć kluczowych pułapek EcoVadis oraz porady, jak ich unikać.
1. Załączanie nieadekwatnych lub nieaktualnych dokumentów
Jednym z najczęściej występujących błędów w procesie certyfikacji jest dołączanie dokumentów, które nie spełniają wymogów formalnych lub merytorycznych. Należą do nich m.in.:
- dokumenty przeterminowane (np. starsze niż trzy lata),
- nieskonkretyzowane regulaminy lub ogólne deklaracje CSR,
- materiały niezwiązane bezpośrednio z pytaniem w kwestionariuszu,
- dokumenty przypisane do innych jednostek w grupie kapitałowej niż ta oceniana.
Dlaczego to istotne?
EcoVadis wymaga dowodów odnoszących się ściśle do kryteriów ESG w układzie: Polityka – Działanie – Rezultat. Dokumentacja powinna potwierdzać konkretne działania, wdrożone rozwiązania i mierzalne efekty. Materiały ogólne nie wpływają na punktację, a brak podpisu, daty lub powiązania z daną jednostką może skutkować całkowitym pominięciem dokumentu w ocenie.
Jak temu zapobiec?
- Przygotuj uporządkowaną bazę dokumentów ESG z podziałem na cztery filary oceny (środowisko, prawa człowieka i pracy, etyka, zrównoważone zakupy).
- Zadbaj, aby każdy dokument był aktualny (najlepiej z ostatnich 2–3 lat), podpisany i opatrzony datą.
- Upewnij się, że załączony plik dotyczy dokładnie tej jednostki prawnej, która podlega ocenie.
- Do dłuższych dokumentów warto dołączyć wyciąg lub wskazanie odpowiednich fragmentów – to znacząco ułatwia analizę.
2. Ogólne polityki bez celów, harmonogramu i mierzalnych wskaźników
Wiele organizacji przedkłada polityki ESG lub DEI, które brzmią dobrze z perspektywy wizerunkowej, ale nie zawierają kluczowych elementów:
- celów ilościowych (np. redukcja emisji CO₂, poziom zatrudnienia kobiet na stanowiskach kierowniczych),
- konkretnych terminów realizacji,
- przypisania odpowiedzialności i narzędzi pomiaru.
Dlaczego to istotne?
EcoVadis przyznaje punkty za polityki, które są nie tylko spójne z najlepszymi praktykami, ale też osadzone w realnych ramach wdrożeniowych. Dokument bez KPI (kluczowych wskaźników efektywności) jest traktowany jako niewystarczający, ponieważ nie pozwala na ocenę skuteczności działań.
Jak temu zapobiec?
- Wprowadź do każdej polityki ESG konkretne cele operacyjne, np. „redukcja zużycia wody o 10% do 2026 roku”.
- Określ, kto w organizacji odpowiada za realizację danego celu i w jaki sposób będzie mierzony postęp.
- Uzupełnij dokumentację o mechanizmy monitorowania (np. raporty kwartalne, audyty wewnętrzne).
- Dobrym rozwiązaniem jest także publikacja postępów w raportach niefinansowych lub ESG.
3. Brak strategicznego podejścia i planowania procesu
Przygotowanie do certyfikacji EcoVadis to proces, który wymaga zaangażowania wielu działów oraz odpowiedniego zaplanowania. Niestety, wiele firm rozpoczyna prace zbyt późno lub traktuje certyfikację jako jednorazowy projekt realizowany przez jedną osobę.
Dlaczego to istotne?
Bez odpowiedniej koordynacji proces staje się chaotyczny. Brak spójności w odpowiedziach, niekompletne dokumenty, brak przypisanych odpowiedzialności czy zduplikowane treści to problemy, które nie tylko obniżają jakość wniosku, ale mogą skutkować niższym wynikiem.
Jak temu zapobiec?
- Wyznacz koordynatora ESG lub lidera projektu EcoVadis, który będzie odpowiadał za nadzór nad całym procesem.
- Zaangażuj kluczowe działy: HR, prawo, compliance, zakupy, CSR, operacje.
- Opracuj harmonogram przygotowania dokumentacji, z podziałem na etapy i jasno określonymi terminami.
- Zadbaj o komunikację wewnętrzną – warsztaty wprowadzające i regularne spotkania statusowe znacząco zwiększają szanse na sukces.
4. Pomijanie pytań lub brak odpowiedzi w formularzu
Wypełnienie kwestionariusza EcoVadis wymaga systematyczności i kompletności. Jednym z poważnych błędów jest pozostawianie pustych pól w formularzu – często wynikających z braku dokumentu lub niepewności co do odpowiedzi.
Dlaczego to istotne?
Brak odpowiedzi oznacza automatyczne 0 punktów, nawet jeśli w firmie faktycznie funkcjonują dane praktyki ESG. EcoVadis ocenia wyłącznie na podstawie przesłanych treści – nie zakłada ani nie domyśla się działań firmy.
Jak temu zapobiec?
- Odpowiadaj na wszystkie pytania, nawet jeśli organizacja znajduje się dopiero na etapie planowania działań – warto to zaznaczyć i dołączyć np. projekt dokumentu.
- Jeśli dane zagadnienie nie dotyczy Twojej działalności, wskaż to w formularzu i podaj krótkie uzasadnienie (np. „firma nie prowadzi działalności produkcyjnej – nie dotyczy”).
- Każde pytanie traktuj jako okazję do udokumentowania praktyki – unikaj ogólników, stosuj konkretne przykłady.
5. Stosowanie wewnętrznego żargonu zamiast standardowej terminologii ESG
Firmy często używają w dokumentacji i odpowiedziach języka typowego dla danej organizacji: nazw wewnętrznych projektów, skrótów, lokalnych określeń. Dla niezależnych analityków EcoVadis, często pracujących w międzynarodowych zespołach, taki język bywa niezrozumiały.
Dlaczego to istotne?
Niewłaściwe nazewnictwo i brak kontekstu powodują, że analityk nie jest w stanie przypisać treści do konkretnego działania lub celu. To z kolei skutkuje obniżeniem punktacji, nawet jeśli dane działanie jest realnie wdrożone.
Jak temu zapobiec?
- Stosuj język oparty na uznanych standardach ESG, takich jak: ISO 26000, GRI, UN Global Compact.
- Zamiast skrótu „PZIE-24”, opisz działanie jako: „Program szkoleń dla pracowników w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji – 24 godziny, obowiązkowy udział, frekwencja 96%”.
- Unikaj akronimów, których nie definiujesz – a jeśli musisz ich użyć, zawsze rozwijaj w pierwszym wystąpieniu.
Pamiętaj: przejrzystość językowa = lepsze zrozumienie = wyższa punktacja.
Podsumowanie: Świadome przygotowanie = realne efekty
Unikanie najczęściej popełnianych błędów w procesie certyfikacji EcoVadis to nie tylko sposób na uzyskanie lepszego wyniku. To przede wszystkim dowód na dojrzałość organizacyjną, zaangażowanie w odpowiedzialność biznesową i gotowość do transparentnego zarządzania.
Dobrze przygotowana aplikacja może przynieść Twojej firmie nie tylko medal EcoVadis, ale również:
- nowe kontrakty i możliwości rynkowe,
- usprawnienie wewnętrznych procesów ESG,
- większe zaufanie klientów i partnerów,
- gotowość do sprawozdawczości ESG (np. CSRD).
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji lub analizie gotowości do audytu? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów – zrealizujemy z Tobą proces certyfikacji krok po kroku, bez chaosu i z pełną efektywnością.
Źródła:
