W dobie rosnących oczekiwań klientów, inwestorów i partnerów biznesowych wobec odpowiedzialności firm, certyfikacje ESG (Environmental, Social, Governance) stają się nie tylko narzędziem budowania reputacji, ale wręcz warunkiem konkurencyjności. To dzięki nim organizacje mogą w rzetelny, mierzalny sposób udowodnić, że ich działania są zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju, etyki i społecznej odpowiedzialności.
Jedną z najbardziej rozpoznawalnych i powszechnie akceptowanych certyfikacji tego typu jest EcoVadis – system oceny, z którego korzysta już ponad 130 000 firm w 180 krajach. Dla wielu firm posiadanie aktualnej oceny EcoVadis przez dostawców to dziś warunek udziału w przetargach lub przedłużenia współpracy. Co więcej, certyfikacja ta staje się coraz częściej wymogiem także dla firm z sektora MŚP.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego warto ubiegać się o certyfikat EcoVadis, jakie realne korzyści przynosi Twojej firmie i w jaki sposób wpływa na rozwój kultury ESG – przeczytaj nasz obszerny przewodnik tutaj: Certyfikacja EcoVadis – co to jest i dlaczego warto się o nią starać?
W tym artykule natomiast pokażemy Ci dokładnie, jak wygląda proces certyfikacji EcoVadis – od rejestracji, przez wypełnienie kwestionariusza, aż po analizę dokumentów i raport końcowy. Dzięki temu będziesz mógł lepiej przygotować się do całego procesu i uniknąć najczęstszych błędów, które mogą obniżyć końcowy wynik.
Jak wygląda proces certyfikacji EcoVadis?
Certyfikacja EcoVadis to nie jednorazowy audyt, lecz kompleksowa ocena dojrzałości firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju, etyki i odpowiedzialności społecznej. Choć sam proces jest przejrzysty, wymaga dobrego przygotowania, zwłaszcza w obszarze dokumentacji i wewnętrznej koordynacji.
Oto, jak krok po kroku wygląda procedura certyfikacyjna:
1. Rejestracja w systemie EcoVadis
Proces certyfikacji EcoVadis rozpoczyna się od rejestracji firmy na platformie online. W tym etapie organizacja musi wprowadzić podstawowe dane identyfikujące profil działalności, takie jak:
- pełna nazwa firmy i forma prawna,
- kraj rejestracji i lokalizacje operacyjne (jeśli jest ich więcej),
- branża działalności (np. przemysł chemiczny, IT, logistyka),
- wielkość firmy – liczba pracowników, przychody, struktura własnościowa.
Na podstawie tych informacji EcoVadis dopasowuje zestaw kryteriów oceny oraz tworzy spersonalizowany kwestionariusz. Inne pytania i wymagania zostaną skierowane do producenta komponentów elektronicznych, a inne do firmy świadczącej usługi finansowe czy agencji doradczej. Personalizacja zapewnia trafność oceny i porównywalność wyników w ramach danej branży.
2. Wypełnienie szczegółowego kwestionariusza
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie rozbudowanego formularza oceny, który obejmuje cztery filary ESG:
- Środowisko (Environment) – zarządzanie emisjami, zużyciem surowców, energii i odpadami,
- Prawa człowieka i prawa pracownicze (Labor & Human Rights) – równość, bezpieczeństwo pracy, zatrudnianie, różnorodność, prawo do zrzeszania się,
- Etyka (Ethics) – przeciwdziałanie korupcji, uczciwe praktyki biznesowe, zgodność z regulacjami,
- Zrównoważone zakupy (Sustainable Procurement) – ocena i kontrola dostawców, integracja ESG w łańcuchu wartości.
Całość obejmuje 21 szczegółowych kryteriów, dobieranych indywidualnie na podstawie profilu firmy. Kwestionariusz dotyczy nie tylko deklarowanych polityk, ale też:
- konkretnych działań operacyjnych (np. szkoleń, mechanizmów zgłaszania nadużyć, programów środowiskowych),
- danych ilościowych (np. zużycie energii, emisje CO₂, struktura zatrudnienia),
- sposobu monitorowania i raportowania wyników.
📝 Wypełnienie formularza wymaga zazwyczaj współpracy kilku działów firmy: CSR, HR, compliance, prawnego, operacyjnego, a czasem również finansowego. Efektywna koordynacja i zebranie dokumentacji to klucz do sukcesu w tym etapie.
3. Dołączenie dokumentów potwierdzających
Bardzo istotnym elementem procesu certyfikacji jest załączenie dowodów potwierdzających odpowiedzi z kwestionariusza. Mogą to być m.in.:
- wewnętrzne polityki i procedury (np. polityka środowiskowa, DEI, whistleblowing, kodeks etyki),
- raporty z audytów wewnętrznych i zewnętrznych,
- dokumentacja szkoleń ESG dla pracowników i menedżerów,
- dane z raportów rocznych lub raportów niefinansowych,
- wytyczne dotyczące współpracy z dostawcami, regulaminy zakupowe,
- badania klimatu organizacyjnego lub wyniki z dialogu z interesariuszami.
Brak odpowiednio sformatowanej lub wiarygodnej dokumentacji skutkuje obniżeniem oceny, nawet jeśli dane działanie rzeczywiście istnieje w praktyce. Dlatego tak ważne jest wcześniejsze przygotowanie materiałów i uporządkowanie ich w spójny, audytowalny sposób.
4. Analiza i ocena przez ekspertów EcoVadis
Po przesłaniu formularza i dokumentacji, następuje niezależna analiza przeprowadzona przez zespół wykwalifikowanych analityków EcoVadis. W procesie tym:
- sprawdzana jest spójność między odpowiedziami a załączonymi dowodami,
- praktyki firmy są porównywane z uznanymi standardami (np. UN Global Compact, ISO 26000, GRI),
- przeprowadzany jest benchmark – czyli porównanie wyników firmy z innymi organizacjami w tej samej branży, regionie i o podobnej wielkości.
Wynikiem oceny jest:
- ocena punktowa w skali 0–100,
- ewentualne przyznanie medalu (brązowy, srebrny, złoty, platynowy), co stanowi silny sygnał rynkowy i może być komunikowane w relacjach z klientami, partnerami czy w materiałach marketingowych.
5. Raport końcowy i rekomendacje działań
Na koniec organizacja otrzymuje szczegółowy raport, zawierający:
- ocenę końcową i punktację w podziale na cztery obszary ESG,
- analizę mocnych i słabych stron (zidentyfikowane ryzyka, dobre praktyki),
- rekomendacje konkretnych działań usprawniających (tzw. corrective action plan),
- benchmark branżowy, czyli pozycję firmy względem innych ocenianych podmiotów z podobnego sektora.
Raport ten można wykorzystać zarówno wewnętrznie (do budowy strategii ESG, raportowania do zarządu), jak i zewnętrznie – w przetargach, relacjach inwestorskich, komunikacji z klientami lub na stronie internetowej.
Ile trwa cały proces?
Czas potrzebny na uzyskanie certyfikacji EcoVadis zależy głównie od poziomu przygotowania firmy i dostępności wymaganej dokumentacji. W praktyce wygląda to następująco:
- firmy dobrze przygotowane (z wdrożoną polityką ESG i kompletną dokumentacją): 3–5 tygodni,
- firmy zaczynające budowę systemu ESG „od zera”: 6–12 tygodni, w zależności od złożoności działalności i liczby wymaganych korekt.
Podsumowanie: EcoVadis – proces, który porządkuje, motywuje i otwiera nowe możliwości
Certyfikacja EcoVadis to znacznie więcej niż zdobycie medalu. To przejrzysty, a zarazem wymagający proces, który krok po kroku pomaga firmom uporządkować dokumentację ESG, zidentyfikować luki w działaniach i stworzyć solidne podstawy do dalszego rozwoju w duchu zrównoważonego rozwoju.
Jeśli Twoja organizacja stoi przed koniecznością potwierdzenia zgodności z normami ESG – czy to z powodu oczekiwań klientów, udziału w przetargach, czy planowanej ekspansji – certyfikacja EcoVadis to konkretne narzędzie, które pozwala działać mądrze, metodycznie i efektywnie.
W tym artykule pokazaliśmy Ci dokładnie, jak wygląda cały proces – od rejestracji, przez wypełnienie kwestionariusza i kompletowanie dokumentacji, aż po ocenę ekspertów i uzyskanie raportu końcowego. Teraz kolejny krok należy do Ciebie.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów, przeglądzie polityk ESG lub zorganizowaniu prac zespołu projektowego? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez proces certyfikacji krok po kroku, bez stresu i zbędnych komplikacji.
Źródła:
